Online signing noodzakelijk voor dienstverlening

Klant aan het woord: dhr. Nicolai
De signing service van ZET solutions wordt door provincies gebruikt voor het ondertekenen van subsidieaanvragen. We spreken Eelke Nicolai hierover. Dhr. Nicolai is coördinator digitale formulieren bij de provincie Noord-Brabant. Hij ontwikkelt en beheert digitale formulieren en alles wat daarbij komt kijken. Tot eind 2015 was hij in die hoedanigheid gedetacheerd bij BIJ12, de uitvoeringsorganisatie voor de 12 provincies en nu weer terug bij Noord-Brabant.

Vervanging natte handtekening
Dhr. Nicolai geeft aan dat hij vanuit de provincie de behoefte had en het belang zag van het digitaal kunnen ondertekenen van formulieren. Bij zijn detachering bij BIJ12 was hij betrokken bij meerdere FrontOffice voorzieningen waaronder ook eHerkenning.
Er is gestart met een pilot bij verschillende provincies en nu deze is afgerond wordt het digitaal ondertekenen met eHerkenning met de signing service van ZET solutions door steeds meer provincies ingezet voor, op dit moment, subsidieaanvragen en vergunningen die ingediend worden bij de provincies. De digitale handtekening vervangt de natte handtekening op een subsidieaanvraag. De aanvragers zijn veelal bedrijven en instellingen die een subsidieaanvraag doen bij een provincie.

Gebruik van eHerkenning
Er is gekozen voor een oplossing met inloggen met eHerkenning. “eHerkenning als authenticatiemiddel begint in te burgeren en is eigenlijk het enige rechtsgeldige alternatief voor de natte handtekening.” aldus dhr. Nicolai. De doelstelling van eHerkenning is één digitale sleutelbos voor het handelen op Internet. Dit wordt voor meer overheidsdiensten al gebruikt en hoeft dus voor bedrijven niet direct een extra investering te zijn. Zij kunnen een eHerkenningsmiddel ook voor andere diensten gebruiken om betrouwbaar in te loggen.
In eerste instantie is gewacht op een oplossing vanuit het Afsprakenstelsel eHerkenning, maar de ontwikkeling van een ondertekendienst binnen het stelsel liet op zich wachten. Toen de gelegenheid zich voordeed om deze ontwikkeling te doen met de signing service van ZET solutions die wel gebruik zou kunnen maken van het inloggen met eHerkenning is men daarmee aan de slag gegaan.

Digitaal zaken doen
“Die noodzaak ligt er ook zeker vanuit de overheid”, geeft dhr. Nicolai aan. Onder de noemer ‘Digitaal 2017’ is wetgeving in de maak dat burgers en bedrijven vanaf 2017 digitaal zaken moeten kunnen doen met alle overheden, dus ook met provincies. Hiervoor moeten provincies ook stappen zetten en zelf voorwerk doen om dit mogelijk te maken. Het ondertekenen, de signing, zelf is hierbij maar een klein, maar wel zeer belangrijk onderdeel.

De provincie Noord-Brabant streeft ernaar om aan het eind van het jaar alle producten en diensten digitaal beschikbaar te kunnen stellen. Men is nu gestart met subsidieaanvragen, de andere pijlers zijn vergunningen, ontheffingen en meldingen en overige diensten.

In de praktijk
Voor bedrijven is het nu nog een keuze, men kan een PDF downloaden, ondertekenen en opsturen of men kiest voor het digitaal invullen en ondertekenen met eHerkenning. Het is het streven om bedrijven te stimuleren om dit juist digitaal op te pakken. Hoe meer diensten er beschikbaar zijn en hoe meer het inloggen met eHerkenning gemeengoed wordt, des te makkelijker dit ook zal worden. Nu moeten bedrijven nog vaak voor een subsidieaanvraag een eHerkenningsmiddel aanschaffen, zodra er door veel meer overheden gebruik wordt gemaakt van inloggen met eHerkenning, zal de drempel ook veel lager zijn. Men heeft dan veelal al een middel.

Voordeel van het digitaal ontvangen van aanvragen is dat dit veel gestructureerder binnenkomt, geeft dhr. Nicolai aan. “Men heeft niet de mogelijkheid om zelf allerlei zaken bij het document te schrijven, wat op papier nogal eens gebeurd. De afhandeling door de provincie kan daarom ook veel efficiënter.”

Er werken 5 provincies met de signing service voor het ondertekenen van subsidieaanvragen. Op dit moment zijn er nog maar enkele diensten live. Dit komt omdat subsidieaanvragen vaak met een openstellingstermijn werken en dus niet continu beschikbaar zijn. De insteek is dat alle provincies hiermee op dezelfde manier aan de slag gaan zodat het aanvragen van een subsidie of een vergunning overal hetzelfde gaat.
Op korte termijn zullen ook ruim 10 vergunning-/ontheffingsformulieren live gaan die ondertekend moeten worden met eHerkenning.

Wennen
Dhr. Nicolai geeft aan dat men intern ook nog moet wennen aan de digitale handtekening. Men heeft de behoefte om deze te controleren, maar juist het feit dat deze digitaal ondertekend is met eHerkenning door iemand die gemachtigd is om dit namens het bedrijf te doen, geeft aan dat een fysieke controle van de handtekening zelf eigenlijk niet nodig is. “De digitale handtekening is daarmee zelfs betrouwbaarder dan de natte handtekening die men voorheen ontving”, geeft hij aan. Hiervan kon men namelijk helemaal niet controleren of de ondertekenaar ook bevoegd was dit te doen. Men kon alleen zien dat het document ondertekend was maar niet of dit door de juiste persoon gebeurd was.

Ook gebruikers moeten nog leren werken met eHerkenning. Een eHerkenningsmiddel is echt een persoonsgebonden middel en niet voor algemeen gebruik op een afdeling. Zodra er bij steeds meer diensten ingelogd kan worden met dat persoonlijke middel, zal het nog beter tot gebruikers doordringen dat je je middel niet kunt uitlenen aan anderen.

Promotie
Er is nog niet zoveel ruchtbaarheid gegeven aan deze mogelijkheid van digitaal ondertekenen. Dhr. Nicolai verwacht dat het aantal diensten de komende periode sterk zal worden uitgebreid. Zodra het volume stijgt, zal er ook vanuit de provincie een publiciteitscampagne opgezet worden om het meer onder de aandacht te brengen. Hij vindt dat op dit moment nog te vroeg. De verwachting is dat dit na de zomer in gang gezet gaat worden.

Machtigingen
Op dit moment kiest men ervoor om het productaanbod in 3 pijlers op te delen (Subsidies, Vergunningen/meldingen/ontheffingen en Overige producten). “De wettelijke vertegenwoordiger van een bedrijf of organisatie wil naar we verwachten niet steeds voor elk specifiek product een machtiging aan een medewerker hoeven afgeven.” Zo geeft dhr. Nicolai aan. “Provincies zijn voorstander van deze indeling in plaats van dit per product apart in te stellen. De markt zal uiteindelijk aangeven hoe gedetailleerd men dit nodig heeft.” Belangrijk hierbij vindt dhr. Nicolai dat het geüniformeerd is voor alle provincies, niet dat elke provincie hierin zijn eigen weg kiest.

 Actie noodzakelijk
Gevraagd naar de noodzaak van het digitaliseren en online beschikbaar maken van diensten, zegt Nicolai: “Wil je je dienstverlening serieus oppakken dan zul je deze bouwsteen als eerste moeten realiseren”.

Provincies en gemeenten wacht nog een grote klus. “Eigenlijk is het 5 voor 12”, aldus Nicolai. “Om aan Digitaal 2017 te kunnen voldoen, zullen veel provincies en gemeenten nu hard aan de slag moeten om dit (ook intern) te realiseren. Hier gaat namelijk een heel traject aan vooraf. Wat we nu hebben neergezet is eigenlijk de standaard voor alle provincies”.

Signing service de standaard

  

Eelke Nicolai, provincie Brabant: “Eigenlijk is het 5 voor 12. Om aan Digitaal 2017 te kunnen voldoen, zullen veel provincies en gemeenten nu hard aan de slag moeten om dit (ook intern) te realiseren. Hier gaat namelijk een heel traject aan vooraf. Wat we nu hebben neergezet is eigenlijk de standaard voor alle provincies”

Copyright 2017 - UnifiedPost B.V.